Pengorganisasian, Actuating dan Controlling dalam Manajemen

I. Pengorganisasian Struktur Manajemen

a. Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian didefiniskan sebagai kegiatan mengatur dan menyusun pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan/diselesaikan untuk mencapai tujuan organisasi. Hal tersebut merupakan proses yang dilalui para manajer untuk merencanakan (design) struktur organisasi yang bertujuan untuk membuat karyawan bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Proses ini sangat penting dan akan menimbulkan banyak manfaat.

b. Definisi Struktur Organisasi

Struktur Organisasi didefinisikan sebagai pengaturan resmi (formal) dari pekerjaan di dalam organisasi. Ketika para manager membangun atau mengubah struktur organisasi, maka artinya mereka sedang membuat design organisasi, yaitu proses yang terdiri dari keputusan-keputusan mengenai 6 hal penting yaitu : work specialization, departementalization, chain of command, span of control, centralization and decentralization, and formalization.

c. Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen dimana oihak manajemen sebuh organisasi melakukan pengaturan dan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan?hal-hal yang harus dikerjakan/diselesaikan untuk mencapai tujuan organisasi. Saat para manajer melakukan fungsi perngorganisasian, mereka menentukan tugas-tugas yang harus diselesaikan, siapa saja yang harus menyelesaikannya, bagaimana cara mengelompokkan tugas-tugas tersebut, siapa yang harus melapor kepada siapa, dan dimana keputusan harus dibuat. Dengan fungsi ini, para karyawan dapat dengan mudah mengetahui apa yang harus dikerjakan sehingga menjadi lebih focus didalam mecapai tujuan organisasi.

II. Actuating dalam Manajemen

a. Definisi Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

b. Pentingnya Actuating

Actuating sangat penting karena menentukan apakah rencana-rencana yang telah dibuat pihak menejamen dapat berjalan atau tidak. Perencanaan tanpa adanya pelaksanaan merupakan suatu hal yang sia-sia sehingga sangat penting agar rencanya tersebut dapat tercapai dan terlaksana di dalam fungsi actuating ini. Karena pentingnya actuating, maka pihak manajemen harus benar-benar melakukan cara-cara agar seluruh anggota organisasi mau untuk mencapai sasaran organisasi dengan menjalankan rencana yang telah dibuat sebelumnya.

c. Prinsip Actuating

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan. Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

1.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

2.       Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

3.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

III. Mengendalikan Fungsi Manajemen

a. Definisi Mengendalikan (Controlling)

Controlling didefinisikan sebagai proses dari mengamati, membandingkan dan mengkoreksi?memperbaiki kinerja pekerjaan. Semua manajer seharusnya ikut terlibat didalam melaksanakan fungsi manajemen ini meskipun divisi/bagiannya telah menghasilkan kinerja yang sesuai dengan rencana/harapan. Para manajer tidak akan pernah tau apakah divisi/bagian mereka telah menghasilkan kinerja yang seharusnya sampai mereka melakukan evaluasi terhadap pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan dan membandingkan antara kinerjanya dengan standar yang diinginkan. Sistem controlling yang efektif akan memastikan bahwa pekerjaan-pekerjaan terselesaikan dengan baik yang akan mengarah pada tercapainya tujuan organisasi.  

b. Langkah-Langkah dalam Kontrol

1. Measuring

Untuk menentukan apa kierja yang sebenarnya. Empat sumber daya yang sering digunakan para manajer untuk mengukur kinerja adalah observasi personal, laporan statistic, laporan lisan dan laporan tertulis. Apa yang akan diukur meupakan hal paling penting dari proses controlling. Beberapa kriteria controlling dapat digunakan dalam berbagai situasi manajemen. Dalam langkah ini, pihak manajemen mengukur tingkat kinerja perusahaan.

2. Comparing

Untuk menentukan tingkat perbedaan antara kinerja yang sesbenarnya dengan standar kinerja yang diinginkan. Dalam hal ini untuk menentukan tingkat perbedaan digunakan variasi. Meskipun beberapa variasi dalam kinerja dapat diekspektasi namun tetap penting untuk menentukan tingkat dimana varias masih dapat diterima. Dalam langkah ini pihak manajemen menmbandingkan kinerja yang telah diukur sebelumnya dengan standar kinerja yang diinginkan atau telah ditetapkan sebelumnya.

3. Taking Managerial Action

Tahap ketiga adalah mengambil tindakan manajerial. Dalam langkah ini pihak manajemen mengambil tindakan atas pengukuran dan pembandingan yang telah dilakukan sebelumnya. Terdapat 3 hal yang mungkin dilakukan pihak manajemen dalam tahap ini, tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja, atau merevisi standar yang sebeluumnya telah ditetapkan.

c. Tipe-tipe Controlling

1. Feedforward control

Tipe controlling yang dilakukan sebelum aktivitas pekerjaan dilakukan. Contoh tipe controlling ini adalah melakukan pencegahan-pencegahan yang kemungkinan dapat dilakukan selama proses aktivitas pekerjaan dilakukan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan misalnya membuat peraturan-peraturan yang mengatur batas-batas tertentu.

2. Concurrent control

Tipe controlling yang dilakukan pada saat aktivitas pekerjan sedang berlangsung (in progress). Contoh tipe controlling ini adalah melakukan perubahan-perubahan kecil selama aktivitas pekerjan itu dilakukan agar tetap berjalan sesuai batasan yang diinginkan.

3. Feedback control

Tipe controlling yang dilakukan setelah aktivitas pekerjaan selesai dilakukan. Contoh tipe ini adalah seperti tahap ketiga dalam rposes controlling yaitu mengambil tindakan manajerial.

d. Kontrol Proses Manajemen

Merupakan proses controlling dari keseluruhan proses manajemen yang dijalankan mulai dari awal.

Sumber :

Robbins, Stephen P & Coulter, Marry. 2007. Management, ninth edition. Pearson International Editon.

Psikologi Manajemen : Pengertian Manajemen, Kepemimpinan dan Perencanaan

v  Pengertian Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai proses mengkoordinasikan serta mengawasi pekerjaan orang lain agar dapat terselesaikan dengan efektif dan efisien. Efisiensi yaitu pencapaian tujuan dengan menggunakan input yang seminim mungkin atau biasa disebut dengan ‘doing things right’. Sementara efektifitas lebih menekankan pada penyelesaian pekerjaan agar tujuan dapat tercapai atau biasa disebut ‘doing the right things’. Fungsi dari manajemen mencakup 4 aktifitas yaitu merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), memimpin (leading) dan mengendalikan (controlling). Menciptakan tujuan, membangun strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut, serta membangun rencana-rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai aktivitas termasuk di dalam fungsi merencanakan. Mengatur dan menata pekerjaan untuk mencapai tujuuan organisasi merupakan fungsi mengorganisasikan. Bekerja dengan memimpin orang-orang dalam organisasi merupakan fungsi memimpin. Mengawasi, membandingkan serta memperbaiki kinerja merupakan fungsi mengendalikan.

v  Jenis Manajemen

·         Manajemen keuangan, yaitu merencanakan, menganggarkan, mencari, menyimpan, memeriksa, mengelola dan mengendalikan dana yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok (perusahaan maupun organisasi).

·         Manajemen pemasaran, yaitu suatu proses yang berjalan dengan tujuan agar menetapkan suatu harga serta promosi, menyalurkan gagasan dan sebagainya agar dapat mempertahankan "kehidupan" suatu perusahaan maupun untuk mengembangkan perusahaan tersebut sehingga pada akhirnya dapat mencapai keutungan yang maksimal dengan pengorbanan seminimal mungkin.

·         Manajemen resiko, yaitu suatu pendekatan metodologi yang terstruktur dengan maksud agar dapat mengelola kemungkinan - kemungkinan buruk yang dapat terjadi (ancaman).

·         Manajemen pendidikan, yaitu sumber - sumber pendidikan dibuat lebih terpadu/terpusat agar tujuan pendidikan tercapai secara efektif maupun efisien.

·         Manajemen strategi, yaitu suatu proses yang dilakukan guna mengidentifikasi (menganalisis) "apa" dan "bagaimana" hasil yang ingin di capai tersebut.

·         Manajemen sumber daya manusia, yaitu merupakan cara untuk mengatur suatu hubungan maupun peran para tenaga kerja (SDM) yang dipunyai oleh suatu 1 orang/kelompok agar dapat dipekerjakan secara maksimal tetapi tetap menonjolkan keefektifan serta efisien, agar dapat mencapai tujuan.

·         Manajemen informatika, yaitu memanfaatkan sumber daya (dalam hal ini, segala yang berhubungan dengan informatika) agar kelak dapat tercapai tujuan yang ditetapkan.

·         Manajemen produksi, yaitu aktivitas mengatur, mengkoordinasi, serta mengawasi bagaimana sumber daya (manusia, alat, dana, bahan) digunakan secara efektif dan efisien agar dapat menciptakan suatu barang/jasa yang memiliki nilai kegunaan yang tinggi.

·         Manajemen konflik, yaitu bagaimana mengatur, mengkoordinir/mengarahkan suatu konflik yang sulit untuk diakhiri hingga akhirnya dapat mengakhiri konflik tersebut. Biasanya yang melakukan manajemen konflik ini adalah para pelaku konflik maupun perantara (pihak ketiga/penengah) dari konflik tersebut.

·         Manajemen proyek, yaitu suatu proses kegaiatan manajemen dalam suatu proyek.

v  Pengertian Kepemimpinan

Kepemimpinan merupakan sesuatu yang pemimpin lakukan atau dapat dikatakan proses yang mempengaruhi suatu kelompok/organisasi untuk mencapai tujuannya. Sementara pemimpin adalah seseorang yang dapat mempengaruhi orang lain serta memiliki kewenangan manajerial.

v  Pengertian perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu fungsi dari manajemen yang termasuk menciptakan tujuan, membangun strategi-strategi untuk mencapai tujuan tersebut, serta membangun rencana-rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai aktivitas

v  Manfaat Perencanaan

·         Memberikan arahan. Ketika para manajer dan karyawan mengetahui apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan tersebut, mereka akan mampu mengkoordinasikan pekerjaan mereka agar selaras, dan bekerjasama dengan orang lain serta melakukan hal-hal yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

·         Mangurangi ketidakpastian. Hal ini dilakukan dengan memaksa para manajer untuk melihat ke depan, mengantisipasi perubahan, memperhitungkan dampak perubahan dan membangun rekasi-reaksi yang diperlukan. Sehingga dengan adanya perencanaan, perubahan yang akan terjadi di masa mendatang dapat diantisipasi sehingga mengurangi ketidakpastian di masa mendatang.

·         Mengurangi hal-hal yang tidak diperlukan atau ha-hal yang berlebihan. Ketika pekerjaan disesuaikan dengan rencana yang telah dibangun, maka hal-hal yang tidak diperlukan atau hal-hal yang berlebihan dapat dikurangi. Hal ini akan membuat organisasi menjadi lebih efisien di dalam mencapai tujuan.

·         Membangun tujuan atau standar yang digunakan untuk pengendalian. Ketika para manajer membuat rencana, mereka membangun tujuan serta rencana-rencana. Ketika mereka mengendalikan, mereka melihat apakah rencana tersebut dapat terlaksana dan selaras dengan tujuan atau tidak. Tanpa adanya rencana, tidak akan ada cara untuk mengendalikan.

v  Jenis Perencanaan dalam Organisasi

·         Breadth (Lingkup) :  Strategic vs Operational

Rencana strategis adalah rencana yang diaplikasikan pada keseluruhan organisasi, membangun keseluruhan tujuan organisasi sementara rencana operasional rencana-rencana yang lebih mendetail  mengenai bagimana cara tujuan organisasi dapat dicapai.

·         Time Frame (Jangka waktu) : Longe term vs Short term

Rencana jangka panjang adalah rencana untuk jangka waktu lebih dari 3 tahun, sementara rencana jangka pendek adalah rencana untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang dari 1 tahun.

·         Specificity (Spesifikasi) : Directional vs Specific

Directional plans merupakan rencana yang masih dapat diubah sesuai dengan keadaan tetapi tetap memiliki garis pedoman yang general dan jelas, sementara specific plans merupakan rencana yang telah didefinisikan dengan jelas dan tidak dapat diubah.

·         Frequency of Use (Penggunaan) : Single use vs Standing

Single use plans merupakan rencana yang secara khusus dibuat untuk menghadapi kebutuhan akan suatu kejadian khusus, sementara standing plans merupakan rencana yang merupakan pedoman secara general untuk aktivitas-aktivitas pekerjaan yang dilakukan secara terus menerus.

Sumber :

Robbins, Stephen P & Coulter, Marry. 2007. Management, ninth edition. Pearson International Editon.

http://id.shvoong.com/business-management/management/2331185-definisi-manajemen-serta-10-jenis/#ixzz2iFZHuqCe